৫ ধাপে শিখে নিন ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট

বিদ্যার কায়দা সময়ের সঙ্গে সঙ্গে পরিবর্তন হয়েছে, হচ্ছে। সক্রেটিস, প্লেটোর সময়ে পেরিপেটেটিক দার্শনিকরা হেঁটে হেঁটে দর্শনের আলোচনা করতেন শিষ্যদের সঙ্গে। মহাভারতের একলব্য দ্রোণকে তার বৃদ্ধাঙ্গুলি সমর্পণ করেছিলেন যুদ্ধশাস্ত্র শেখার গুরুদক্ষিণা হিসেবে।
সময়ের পেন্ডুলাম এগিয়ে চলল, গুরু গেল পাল্টে। দেয়াল হলো চারটে। দেখতে দেখতেই ঔপনিবেশিক শিক্ষাকে সাদরে গ্রহণ করলাম আমরা। আবার সেই ঔপনিবেশিক শিক্ষাকেই ছুঁড়ে ফেলে, চার দেয়ালের শিক্ষাকে ধীরে ধীরে বর্জন করছেন জ্ঞানপিপাসুরা। তাই আজ খোলা প্রাঙ্গণে এক বিদ্যাপীঠের শিক্ষার্থীরা পাল্লা দিচ্ছে অন্যান্য শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের শিক্ষার্থীদের সঙ্গে। উদ্দেশ্য- নতুনত্বের খোঁজে সবরকমের ব্যারিকেড ভেঙে জ্ঞান আহরণকারীদের প্রত্যক্ষ সাক্ষাৎ করানো। স্কুল-কলেজের ইভেন্ট তেমনই একটি প্রয়াস। যেখানে যৎসামান্য সিলেবাসের বাইরে এসে নিজের যোগ্যতার অগ্নিপরীক্ষার মাধ্যমে সবাই ঝুলি ভরে নিয়ে যায় অনেক অভিজ্ঞতা। সঙ্গে কিছু ব্যর্থতা কিংবা জয়ের গল্প।
তবে ইভেন্টে অংশগ্রহণ করা বাদেও সরাসরি একটি ইভেন্ট পরিচালনা করা কারিগরি, অভিজ্ঞতাভিত্তিক শিক্ষার একটি বড় অংশ। আমি যখন তৃতীয়-কি চতুর্থ শ্রেণির ছাত্র, তখন দেখতাম স্কুলের বড় ভাইদের কালো টি-শার্ট, গলায় আইডি কার্ড এবং হাতে ওয়াকি-টকি নিয়ে দৌড়াদৌড়ি করছেন। চিন্তিত থেকে সম্ভবত সাত-আটটি কাজ একসঙ্গে সামলাচ্ছেন। সেই থেকে ইভেন্ট ম্যানেজমেন্টের প্রতি আমার প্রথম আগ্রহ জেগে ওঠে। বাংলাদেশে স্কুল-কলেজ পর্যায়ের ইভেন্টেগুলোকে গোটা কয়েক বছর আগেও বেশিরভাগ কোম্পানি, ব্যাংক গুরুত্বের চোখে দেখেনি। তবে ইদানীং বেশ বড় বাজেটে, অনেক মানুষের উপস্থিতি প্রত্যাশা করে বিশ্বমানের ইভেন্ট চলছে দেশের- বিশেষ করে ঢাকার স্বনামধন্য বিদ্যাপীঠগুলোতে। 
একটি ইভেন্ট সাজানো এবং পরিশেষে পরিচালনা করা চাট্টিখানি কথা নয়। অবিরাম পরিশ্রম, বিনিদ্র সময় এবং বেশ কিছু পরিচালকদের দ্বারা পরিচালিত একটি ইভেন্টে অনেকসময় কিছু ভুলভ্রান্তি হয়ে থাকে। প্রায় তিন বছরে আটটি ইভেন্ট প্রতক্ষ্যভাবে পরিচালনা করার পর আমি কিছু ভুলভ্রান্তি ও অবজ্ঞার বিষয়গুলির ইন্টারেস্টিং প্যাটার্ন পর্যবেক্ষণ করতে পেরেছি। এখন যা বলব, ধরে নেবেন এ ভুলগুলো আমি ও আমার সহপাঠীরা বেশ কয়েকবার করেছি। সত্য বলতে বেশ সময় লেগেছে আমাদের এ নিয়ে টনক নড়তে।

দলগঠনের কিছু বিবেচ্য দিক
হুম, ইভেন্ট পরিচালনা করা একটি দলগত কাজ। আর এ সহজ ব্যাপারটিকে ঘিরেই যত বাজে প্রস্তুতি হয়ে থাকে। আপনি যদি দলনেতা হন, প্রথমত একজন-কি দুইজন সঙ্গে রাখবে যাদের যেকোনও কাজ দিয়ে ভরসা করতে পারেন। এটা প্রথম পদক্ষেপ। বাংলাদেশের প্রেক্ষাপটে স্বজনপ্রীতি বেশ ভয়ংকর। অতএব বলে রাখি, ইভেন্ট পরিচালনা করা মাত্রই বন্ধুত্বকে সরিয়ে রাখতে হবে। কারণ, আপনি তখন একটি বড় উদ্দেশ্য হাতে রেখে কাজে নামছেন, যেখানে প্রত্যেককেই যার যার কাজে পারদর্শী হতে হবে।
আমি যখন সর্বপ্রথম ইভেন্টটি আয়োজন করি, তখন আমার দলে প্রত্যেকেই ছিল অত্যন্ত কাছের বন্ধু। তারা কেউ আদৌ কাজ করতে পারবে কি না, পারলেও কতটুকু করতে পারবে, কীভাবে করবে- এগুলো নিয়ে মাথা না ঘামিয়ে আমি দল গঠন করেই যাচ্ছিলাম। যার প্রতিফলন হয় ভয়াবহ। মোদ্দা কথা, ওই ইভেন্টটি ছিল রীতিমতো যাচ্ছেতাই। কয়েকদিন কী ভুলগুলো করেছি ভাবতে ভাবতে বুঝে যাই ভুলটি সমানতালে প্রত্যেকেরই ছিল। যারা নিজেদের কাজ নিয়েই বিশেষ কিছু জানত না।
এমন একটি দল গঠন করেন, যেখানে সবাই আত্মবিশ্বাসী এবং দলগত কাজে বিশ্বাসী। দলগঠন ইভেন্টের তারিখ থেকে কমপক্ষে ৬-৭ মাস আগে হতে হবে। দলগঠনের জন্য অবশ্যই, অবশ্যই ওই ক্লাবের মডারেটরকে সঙ্গে রাখবেন। নতুবা বিশৃঙ্খলার সৃষ্টি হয়। আমি আমার ব্যক্তিগত জায়গা ছাড়াও অনেক ইভেন্ট দেখেছি, যেখানে অসংখ্য ভলান্টিয়ার, ইভেন্ট পরিচালকরা কাজ করছেন। তারা সংখ্যায় প্রয়োজনের তুলনায় অনেক বেশি। ফলে কেউ কেউ স্বেচ্ছায় দায়িত্ব পালন করছেন। বাকিরা আনন্দ করছেন দর্শকদের মতো। হাস্যকর, তবে সত্যি।
ইন্টারভিউ নেয়া গুরুত্বপূর্ণ এ অর্থে, একটি দলের বিভিন্ন কাজ, যেমন পাবলিকেশন, ভবনের ফ্লোর-ইনচার্জ, প্রশ্নপত্র তৈরি, ফলাফল লিপিবদ্ধকরণ, আইটি দল ইত্যাদি সার্কাসের দড়িতে ভারসাম্যের খেলা দেখানো লোকটির মতো। একটি ভারসাম্য হারিয়ে ফেললেই খেলার সমাপ্তি। কাজেই অনভিজ্ঞ মানুষের একটি দলে কোনও স্থান নেই। প্রত্যেককে হতে হবে অভিজ্ঞ, আগ্রহী এবং দলনেতা হিসেবে সবার ভেতরে ক্রিয়েটিভ জিনিয়াস অত্যবশ্যক একটি খোঁজ হবে আপনার জন্য।
কমিউনিকেশন গ্যাপ
ভেবে দেখুন, একটি দলের সবাই যখন চারিদিকে মাথার ভেতরে অনেকগুলো উদ্দেশ্য, কাজ নিয়ে ছড়িয়ে পড়ে, তখন একে-অপরকে দেখার সুযোগ খুব সামান্যই। ইভেন্টে অনেকসময় ভুল হয়, সবকিছু সবসময় আশানুরূপ হয় না। ফলে ব্যাক-আপের প্রয়োজন হতেই পারে। ফলে ইভেন্ট পরিচালনার সর্বক্ষণ সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিকটি হচ্ছে কমিউনিকেশন। আর এখানেই নির্ভর করে একটি ইভেন্ট সফল হবে কি হবে না।
প্রত্যক ডিপার্টমেন্ট বা সেক্টর অন্য সব সেক্টরের সঙ্গে ইন্টারকানেক্টেড। যেকোনও সময় এক ডিপার্টমেন্টের পরিচালকের অন্য ডিপার্টমেন্টের পরিচালককে দরকার হতে পারে। যেমন- যে প্রশ্নপত্রের ব্যাপারটি দেখছে, তার সঙ্গে সব ফ্লোর ইনচার্জের যোগাযোগ থাকা প্রয়োজন হতে পারে।
আমার প্রথম ইভেন্ট ছাড়াও অধিকাংশ ইভেন্টে আমি দেখেছি একেকজন ম্যানেজারদের মধ্যে একপ্রকার অস্থিরতা, অসংলগ্নতা কাজ করে যেন অনুষ্ঠানের সবকিছু তছনছ করে ভেঙে পড়েছে। কেউ কেউ একে-অপরকে খুঁজে বেড়াচ্ছে, আসল কাজটি নিজ অজান্তেই ফেলে রেখে। কোনও কোনও ক্ষেত্রে কাঙ্ক্ষিত মানুষটিকে পাওয়া যাচ্ছে না। কেউ রিপোর্ট করতে পারছে না। একজন বলছে অমুককে খুঁজে দিন, আবার তমুক বলছে ওই মানুষটিকে আমার অমুক বার্তা দিয়ে আসুন। এভাবে দেখা যায় একটি বিরাট কমিউনিকেশন গ্যাপ হয়ে দাঁড়ায়। সমাধান- ওয়াকি টকি। তবে এখানেও কিছু ব্যাপার আছে। ওয়াকি-টকিতে কথা বলারও একটি নির্দিষ্ট ভাষা আছে। ভঙ্গি আছে। কিছু নিয়ম আছে যা আমরা অনেকেই জানি না। একে রেডিও কমিউনিকেশন (Radio Communication) বলা হয়।
ওয়াকি-টকি এখন বেশ অল্প অর্থের বিনিময়ে ভাড়া করা যায়। আগের মতো এগুলো এতটা ব্যয়বহুল নয়। আমি প্রায়ই লক্ষ করি স্কুল-কলেজ পর্যায়ে যারা ইভেন্ট চলাকালীন ওয়াকি-টকি ব্যবহার করেন, তারা একদমই প্রফেশনাল রীতিতে তা ব্যবহার করেন না। এতে অবশ্য তাদের কোনও দোষ নেই। একজন দলনেতা হিসেবে আপনাকে অবশ্যই ওয়াকি-টকিতে যোগাযোগ করার পন্থাগুলো, নিয়ম বা রীতিগুলো সবার সামনে খোলাসা করতে হবে। এজন্য ইভেন্ট শুরু হবার ২-৪ দিন আগে ম্যানেজিং দলের জন্য রেডিও কমিউনিকেশন ওয়ার্কশপের ব্যবস্থা করতে হবে।
ওয়াকি-টকি ব্যবহারের একটি অসুবিধা হল যখন একজন এতে কথা বলে, বাকি সব ওয়াকি-টকিতে তখন কথা বলা যায় না। অর্থাৎ একবারে শুধু একজনই কথা বলতে পারে আর তখন বাকিরা কেবল শুনতে পায়। কিন্তু ঠিক ওই মুহূর্তে যদি মাইক্রোফোন বোতামে কেউ চাপ দিয়ে বসে, এতে তখন যে কথা বলছে তার লাইনটি বিচ্ছিন্ন হয়ে যাবে। কাজেই রেডিও কমিউনিকেশন ফোনের মতো নয়। এর যোগাযোগ করার নিয়ম সম্পূর্ণ আলাদা। একটা ধারণা দিই। ওয়াকি-টকিতে শব্দ ফোনের তুলনায় কিঞ্চিৎ অস্পষ্ট। ফলে বিস্তারিতভাবে কথা বলার সুযোগ নেই। এখানে অল্প শব্দ এবং কিছু কোড ল্যাঙ্গুয়েজ ব্যবহার করে কথা বলতে হয়। সাধরণত রেডিও কমিউনিকেশন হয় ইংরেজি ভাষায়।
10–20: এর অর্থ “আপনি এখন কোথায়?’। এক্ষেত্রে বার্তাটি হবে ‘What’s your 10-20?’
10-1: এর অর্থ দাঁড়াচ্ছে ‘আমি আপনার কথা বুঝতে পারছি না।’
10-27: এর মাধ্যমে আপনি আপনার দলকে জানাচ্ছেন যে স্থান পরিবর্তন করছেন বা এক স্থান হতে আরেকটি স্থানে যাচ্ছেন।
Affirmative/Negative: ‘হ্যাঁ’ বা ‘না’ এর রেডিও কোড।
Do you copy? অথবা ‘copy that’ এর মানে অনেকেই জানেন। এর অর্থ ‘আপনি কি আমার কথা ঠিকঠাক বুঝতে পারছেন?
Roger: এটি হল ‘copy that’ এর উত্তর। যার অর্থ ‘হ্যাঁ, আমি বুঝতে পেরেছি।’
Over এবং Over and out: কাছাকাছি হলেও দু’টির অর্থ কিছুটা ভিন্ন। ‘Over’ অর্থ আপনার কথা সাময়িকের জন্য শেষ এবং আপনি অপরের সেসপন্স পাওয়ার জন্য তৈরি। ‘Over and out’ অর্থ আপনার কথা বলা শেষ এবং আপনি কাজে লেগে পড়েছেন। এখন আপনি ওয়াকি-টকির সংস্পর্শে নেই।
এছাড়াও অসংখ্য কিছু কোড আছে যেগুলো আপনাদের কমিউনিকেশন গ্যাপের ফাঁদ থেকে বাঁচিয়ে রাখবে। মনে রাখা জরুরি, Communication is the key.
ইভেন্টের বিজ্ঞাপন দেয়া
একবার ঢাকার একটি স্বনামধন্য কলেজের ইভেন্টে গিয়ে চমৎকার অভিজ্ঞতা হয় আমার। জীবনে এ প্রথম এমন একটি ইভেন্টে গিয়েছিলাম যেখানে আমি দেখি কেবল কিছু ইভেন্ট পরিচালকদের ও একজন জেনিটরকে, তিনি কাজ না পেয়ে রাগ ভৈরবে বাঁশি বাজাচ্ছিলেন। দর্শনার্থী ছিলেন বড়জোর ১০ থেকে ২০জন- বিরাট ক্যাম্পাসে খালি চেয়ারের সারির কয়েকটিতে বসে আছেন আর সময় গুনছেন। হ্যাঁ, রীতিমতো টর্চার।
পরে জানা যায়, এ ইভেন্ট সবদিক দিয়ে সুন্দর হতে পারতো। কিন্তু মিস্টেক হয়ে গেছে! কেউ এ ইভেন্টটি মার্কেট করেনি। বিজ্ঞাপন দেয়নি। ফলে কেউ জানেই না এখানে একটি ইভেন্ট চলছে। আসল কথা হলো, একটি কোম্পানি আপনার এ ইভেন্টের ওপর তাদের অর্থ বিনিয়োগ করেছে। নিজেদের বিজ্ঞাপন দেখানোর একটি পথ হিসেবে তারা আপনার অনুষ্ঠানটিকে বেছে নিয়েছে। ফলে সেই কোম্পানির কাছে আপনি দায়বদ্ধ। তাদের টার্গেট মার্কেটের কাছে পৌঁছানো আপনার কর্তব্য। এজন্য আপনাকে অবশ্যই অনেক, অনেক বেশি মানুষ জড়ো করতে হবে আপনার অনুষ্ঠানে।
আজকাল ইভেন্ট মার্কেট করার কিছু ধ্রুপদী পন্থা; যেমন: পোস্টার, ব্যানার ইত্যাদি বাদেও সোশাল মিডিয়া হয়ে দাঁড়িয়েছে ইভেন্ট ব্র্যান্ডিং এর সবচেয়ে কার্যকরী পথ। তাও অনেকে কাঙ্ক্ষিত সংখ্যক মানুষের কাছে তাদের ইভেন্টের বার্তা পাঠাতে অক্ষম হয়। এক্ষেত্রে প্রয়োজন মিডিয়া পার্টনারের। কোনও পত্রিকা বা রেডিও চ্যানেল এবং সবচেয়ে ভালো হয় টেলিভিশনে নিজেদের ইভেন্টের সবকিছু আকর্ষণীয়ভাবে তুলে ধরা। এছাড়া বেশ সৃজনশীল কিছু উপায়ে আপনি বিজ্ঞাপন চালিয়ে যেতে পারেন।
•    ফেসবুকে এখন ইভেন্ট পেইজ খোলা হয়। সবচেয়ে গতানুগতিকভাবে বিজ্ঞপ্তি দেয়া হয়, শেয়ার করার মাধ্যমে। এর প্রয়োজন আছে। তবে সবচেয়ে বুদ্ধিমানের কাজ হবে এ ইভেন্ট পেইজটি মনেটাইজ করা। অর্থাৎ অর্থ দিয়ে বিজ্ঞাপনের দায়ভারটি ফেইসবুকের ঘাড়ে চাপিয়ে দেয়া। অর্থের বিনিময়ে যেকোনও পেইজের বিজ্ঞাপন দেয়া যায়। ইভেন্ট বাজেটের একটি অংশ এ বিজ্ঞাপনের জন্য বরাদ্দ থাকবে। ফেসবুক আপনার ইভেন্টের টার্গেট মার্কেটের কাছে অতি অল্প সময়ের মধ্যে পৌঁছাতে পারবে।
•    যেমন: আপনি চান ‘Dhaka, Bangladesh’ এর অমুক ২৫টি স্কুল থেকে মানুষ আসুক আপনার ইভেন্টে। ফেইসবুকে ক্রেডিট কার্ডের মাধ্যমে অর্থ প্রদানের ফলে ওই ২৫টি স্কুল যাদের ফেইসবুক টাইমলাইনে, education-এ দেয়া আছে, তাদের সবার নিউজ ফিডে চলে যাবে। তারা সবাই আপনার ইভেন্ট পেইজটি দেখতে পারবে। এছাড়া নিজস্ব হ্যাশট্যাগ ব্যবহার করতে পারেন।

•    ব্যান্ড পারফরম্যান্স সবাইকে একটি ইভেন্টে আসতে অনেকাংশেই বাধ্য করে। ফলে কনসার্ট আয়োজন করে দেখতে পারেন। যদিও এটি বেশ ব্যয়বহুল। তবুও ব্র্যান্ডিং-এর জন্য এর থেকে ভালো কোনও পথ ভাবা যায় না। যেসব পাবলিক স্পিকাররা বা প্রভাবশালী ব্যক্তিবর্গ সেখানে থাকবেন, তাদের উপস্থিতি ইভেন্ট পেইজে জানিয়ে দিন। এছাড়াও ওই ব্যক্তিদের ব্যক্তিগত সোশাল মিডিয়া প্রোফাইল থেকেও তা জানিয়ে দিতে বলুন। এতে সবাই আরো আগ্রহী হবে।
•    প্রোমো ভিডিও তৈরি করুন। ভিডিও এর একটি সুবিধা হলো এটি সবখানেই শেয়ার করা যায়। প্রোমো ভিডিও অনেকটা একটি ছবির ট্রেইলারের মতো। কী হতে যাচ্ছে তার একটি ঝলক, একটি ধারণা দেয়ার জন্যে। অবশ্যই ভিডিওটি ইন্টারেস্টিং হতে হবে।
ভিজিটরদের জন্য একটি সহজবোধ্য অনুষ্ঠান
আপনার ইভেন্ট পেইজে আপনি আগেই সব জরুরি তথ্য দিয়ে রেখেছেন। সবাই তা করে বটে। তবে যারা আসে, তারা প্রত্যেকেই এ তথ্যের ব্যপারে ওয়াকিবহাল নয়। ফলে এটি প্রায় প্রত্যেকটি ইভেন্টেই দেখা যায়, যে ভিজিটররা এসে ভলান্টিয়ারদের অথবা ম্যানেজারদের এটা-ওটা জিজ্ঞেস করছেন। কিন্তু সমস্যাটা এখানেই, তখন অনেক ভলান্টিয়ার ইভেন্ট সম্পর্কে সবকিছু জানেন না। আমতা আমতা করে তারা ভিজিটরদের এড়িয়ে যান। এটাও এক ধরনের কমিউনিকেশন গ্যাপ।
ইভেন্টে একটি বা কয়েকটি রেজিস্ট্রেশন বুথ থাকে। সাধারণত দুইজন প্রতিটি টেবিলে রেজিস্টারের কাজ করেন। কিন্তু আপনি সেখানে একজন বেশি বসিয়ে রাখতে পারেন, যে কোন ইভেন্ট কখন হবে, কত নম্বর ফ্লোরে, কত নম্বর রুমে হবে, কোথায় রেস্টরুম, যাবতীয় তথ্য প্রদান ছাড়াও ভিজিটরদের অনুষ্ঠান বিষয়ক যেকোনও সমস্যা সমাধান করে দেবে। প্রয়োজনে ওই ভিজিটরকে সাহায্য করার জন্য ভলান্টিয়ার পাঠিয়ে দিবে। অতএব, যে এ তথ্যগুলো প্রদান করবে, তার অধীনে কমপক্ষে তিনজন ভলান্টিয়ার থাকবে; যারা সময়ের সঙ্গে প্রদত্ত কাজ সম্পন্ন হয়েছে কিনা তা রিপোর্ট করবেন।
তার মানে এ নয়, সবাই রেজিস্ট্রেশন বুথেই আসবে তাদের নানারকমের প্রশ্ন নিয়ে। ভেন্যুর দেয়ালে দেয়ালে সব তথ্য বাদেও প্রত্যেক ম্যানেজার ও ভলান্টিয়ারের সেদিনের অনুষ্ঠানে কী কী হচ্ছে, সেই স্পষ্ট ধারণা থাকা চাই। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ হলো ভিজিটরদের একটি সহজবোধ্য, সংশয়হীন অনুষ্ঠান উপভোগ করার সুযোগ দেয়া।
প্ল্যান B
ওপেনিং সেরেমনি চালু হয়ে গেছে। প্রতিষ্ঠানের সঙ্গীত দল জাতীয় সঙ্গীত দিয়ে শুরু করবে অনুষ্ঠান। কিন্তু কে আপনাকে আশ্বাস দেবে যে সঙ্গীতদলের হারমোনিয়াম বাদক ইভেন্টের দিন অসুস্থ হয়ে পড়বে না? কে অভয় দিয়ে বলবে যে ওই দিন ৪টি মাইকের ৩টিই নষ্ট থাকবে না? আমি মোটেও আপনাকে ভয় দেখাচ্ছি না বা ভয়ে ভয়ে অনুষ্ঠানটি পরিচালনা করতে বলছি না। আমরা ভালো করেই জানি যেকোনও সময় যেকোনও কিছু পরিকল্পনার বাইরে হয়ে যেতে পারে। তখন যদি একটি প্ল্যান B না থাকে তবে মুশকিলে আপনাকে পড়তেই হবে।
চলুন, ধরে নিই সত্যি সত্যিই হারমোনিয়াম বাদক অসুস্থ হয়ে পড়েছে। কিংবা মাইক নষ্ট। আপনার কাছে কি একটি প্রি-রেকর্ডেড জাতীয় সঙ্গীতের অডিও আছে, যা আপনি ওই অবস্থাতে স্পিকারে শোনাতে পারবেন? কারো কারো ক্ষেত্রে থাকতে পারে। তবে আমি দাবি করে বলতে পারি অধিকাংশ ইভেন্ট তাড়াহুড়া করে পরিকল্পনা করা হয় বলে অনেক পরিচালকরাই সবকিছুর জন্য প্ল্যান B রাখেন না। কোনও ভুল হলে যেখানে তাদের সঙ্গে একটি সমাধানে পৌঁছানো কথা, সেখানে সমগ্র ইভেন্টটি হয়ে যাচ্ছে বিশৃঙ্খলাপূর্ণ।
আগেই বলেছি, কাজের সব ক্ষেত্রে বা ডিপার্টমেন্ট একটি অপরটির সঙ্গে ইন্টারকানেক্টেড। ডিপার্টমেন্ট প্রধান নির্বাচনের ক্ষেত্রে প্রত্যকের দু’টি জায়গায় পারদর্শিতা থাকতে হবে। একটি প্রাইমারি এবং পরেরটি সাবসিডারি। অর্থাৎ, প্রথমত তাকে ভালো করে জানতে হবে তার নিজস্ব ক্ষেত্রটি, কাজটি সম্পর্কে। দ্বিতীয়ত তাকে বিকল্প একটি কাজও জানা চাই। সম্ভাবনা আছে, যে ইভেন্টে কোনও এক ডিপার্টমেন্ট এর পরিচালক তার কাজের ভারসাম্য হারিয়ে ফেলেছে। এখন তার ব্যাক-আপ প্রয়োজন যা কেবল ভলান্টিয়ার দিয়ে সম্ভব না। ফলে তার প্রাইমারি কাজের সঙ্গে অন্য যে পরিচালকের সাবসিডারি কাজ মিলে যাবে, সে এগিয়ে আসবে অনুষ্ঠানটিকে একটি ভয়াবহ পরিস্থিতি থেকে বাঁচিয়ে তোলার জন্য।
জরুরিভিত্তিতে বাহির হবার পথ নিশ্চিত করা
এমনটি না হোক, তাই কাম্য। তবুও বিবেচনায় রাখবে সেই সব বিপদের আশঙ্কাগুলো এবং তখন আপনার পদক্ষেপগুলো। দুর্ঘটনাবশত ইভেন্টে অগ্নিকান্ড হতে পারে, ভুমিকম্প হতে পারে, ঘূর্ণিঝড় ছাড়াও অন্যান্য প্রাকৃতিক দুর্যোগের সময়ে ইভেন্টে একটি বীভৎস পরিস্থিতি হয়ে যেতে পারে। তাই এ ধরণের ভয়াবহ পরিস্থিতিতে সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ সব ভিজিটরের সেইফটি। দেয়ালে দেয়ালে জরুরিভিত্তিক বাহির হবার পথ দেখানো থাকা চাই যাতে প্রত্যকেই নিজ নিজ দায়িত্বে তাদের প্রাণ রক্ষা করতে পারেন। এ গুরুত্বপূর্ণ দিকটি অনেক বেশি অবহেলিত।
ভিজিটরদের মূল আকাঙ্ক্ষা একটি ইন্টারেস্টিং ইভেন্ট যেখানে তারা কিছু সময় উপভোগ করতে পারেন। ভিজিটরদের আনন্দ উদ্ভাসিত না হলে ওই ইভেন্টের এককভাবে কোনও গুরুত্ব নেই।